AVISO DE PRIVACIDAD relacionado con los Datos Personales, recabados por ETERNIT COLOMBIANA S.A. (en adelante denominada como “ETERNIT”).

1.- Generales

1.1.- ETERNIT ES UNA SOCIEDAD COMPROMETIDA Y RESPETUOSA DE LOS DERECHOS SOBRE LOS DATOS PERSONALES DE LAS PERSONAS NATURALES, RECONOCIDOS EN EL ARTÍCULO 15 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA, ASÍ COMO DE LAS DISPOSICIONES DE LA LEY ESTAUTARIA NO. 1581, “POR LA CUAL SE DICTAN DISPOSICIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”, EL DECRETO NO. 1377, “POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE LA LEY NO. 1581, Y LA DEMÁS NORMATIVA APLICABLE. POR LO ANTERIOR, PONE A SU DISPOSICIÓN EL PRESENTE AVISO DE PRIVACIDAD, EN ARAS DE QUE EL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES, SE ENCUENTRE FACULTADO A EJERCITAR SU DERECHO FUNDAMENTAL A LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.

1.2.- AL INGRESAR Y UTILIZAR LA PÁGINA DE INTERNET, CUYO NOMBRE DE DOMINIO ES www.eternit.com.co, EN LA SECCIÓN CORRESPONDIENTE  A “AVISO DE PRIVACIDAD”, EN ADELANTE DENOMINADA COMO “LA PÁGINA DE INTERNET”, PROPIEDAD DE ETERNIT, USTED (EL TITULAR) DECLARA QUE ESTÁ ENTENDIENDO Y ACEPTANDO LOS TÉRMINOS Y LAS CONDICIONES CONTENIDOS EN ESTE AVISO Y DECLARA Y OTORGA EXPRESAMENTE SU ACEPTACIÓN, AUTORIZACIÓN Y SU CONSENTIMIENTO PREVIO, LIBRE E INFORMADO, UTILIZANDO PARA TAL EFECTO MEDIOS ELECTRÓNICOS, EN TÉRMINOS DE LO DISPUESTO POR EL ARTÍCULO 7 DE LA LEY NO. 1581.

 

1.3.- SI EL TITULAR NO ACEPTA EN FORMA ABSOLUTA Y COMPLETA LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE ESTE AVISO, DEBERÁ ABSTENERSE DE COMPARTIR CUALQUIER TIPO DE INFORMACIÓN A ETERNIT POR CUALQUIER MEDIO INCLUYENDO SU PÁGINA DE INTERNET.

 

1.4.- PARA EL CASO QUE EL TITULAR CONTINÚE EN EL USO DE LA PÁGINA DE INTERNET DE ETERNIT, SEA EN FORMA TOTAL O PARCIAL, DICHA ACCIÓN SE CONSIDERARÁ COMO SU ABSOLUTA Y EXPRESA ACEPTACIÓN, AUTORIZACIÓN Y SU CONSENTIMIENTO PREVIO, LIBRE E INFORMADO A LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES AQUÍ ESTIPULADOS.

 

1.5.-  LA SOLA UTILIZACIÓN DE LA PÁGINA DE INTERNET DE ETERNIT LE OTORGA AL PÚBLICO TITULAR LA CALIDAD DE TITULAR (EN ADELANTE REFERIDO COMO EL "TITULAR" O LOS "TITULARES", INDISTINTAMENTE) E IMPLICA LA ACEPTACIÓN, AUTORIZACIÓN Y SU CONSENTIMIENTO PREVIO, LIBRE E INFORMADO, PLENO E INCONDICIONAL, DE TODAS Y CADA UNA DE LAS CONDICIONES GENERALES Y PARTICULARES INCLUIDAS EN ESTE AVISO DE PRIVACIDAD EN LA VERSIÓN PUBLICADA POR ETERNIT, EN EL MOMENTO MISMO EN QUE EL TITULAR ACCEDA Y UTILICE  A LA MENCIONADA PÁGINA.

 

LAS PARTES DECLARAN QUE, AL NO EXISTIR, ERROR, DOLO, MALA FE O CUALQUIER OTRO VICIO DE LA VOLUNTAD QUE PUDIERA NULIFICAR LA VALIDEZ DEL PRESENTE INSTRUMENTO, AMBAS ACUERDAN EN SUJETARSE AL TENOR DE LO ESTIPULADO EN LOS SIGUIENTES:

2.- Definiciones

2.1.- Dato Personal.- Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

2.2.- Datos Sensibles.- Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del TITULAR o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

2.3.- Dato Público.- Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

2.4.- Base de Datos.- Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

2.5.- Autorización.- Consentimiento previo, expreso e informado del TITULAR para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

2.6.- Titular.- Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

2.7.- Responsable del Tratamiento.- Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

2.8.- Encargado del Tratamiento.- Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

2.9.- Tratamiento.- Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2.10.- Transferencia.- La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

2.11.- Transmisión.- Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

2.12.- Aviso de Privacidad.- Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al TITULAR para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

2.13.- Derechos del Titular de los Datos Personales.- Incluye los derechos de acceso, de actualización, de rectificación, de cancelación y de supresión, así como de revocatoria de la autorización otorgada.

3.- Identidad y domicilio del Responsable que recaba los Datos Personales

3.1.- El Responsable del Tratamiento de los Datos Personales de los TITULARES es ETERNIT COLOMBIANA S.A. (en adelante denominada como ETERNIT), quien se compromete a respetar lo establecido en el presente Aviso de Privacidad (en lo sucesivo el “Aviso de Privacidad” o el “Aviso” indistintamente), mismo que está puesto a su disposición en cumplimiento a lo establecido en la Ley Estatutaria No. 1581, “Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales” (en adelante la “Ley”), el Decreto No. 1377, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley No. 1581”  (en adelante el “Decreto”) y la demás normativa vinculada, y es aplicable respecto a los Datos Personales de las personas naturales tales como candidatos, empleados, clientes y/o prospectos de clientes, proveedores y/o prospectos de proveedores y prestadores de servicios y distribuidores, así como de los visitantes a las oficinas físicas de ETERNIT y de los usuarios de LA PÁGINA DE INTERNET DE ETERNIT, que ETERNIT obtiene con motivo de las actividades de fabricación de materiales para la construcción que realiza.

3.2.- El domicilio que para los efectos del presente Aviso establece ETERNIT es el ubicado en calle Carrera 7 No. 26-20, piso 16, Bogotá, Colombia.

3.3.- ETERNIT le informa al TITULAR que sus Políticas de Tratamiento de Datos Personales se encuentran disponibles en su PÁGINA DE INTERNET cuya dirección electrónica es www.eternit.com.co y allí en el apartado correspondiente a Política de Protección de Datos.

4.- Datos Personales que se recaban

4.1.- El TITULAR reconoce y acepta que ETERNIT podrá Tratar directamente y/o a través de Encargados, los siguientes Datos Personales, atendiendo a la relación con cada TITULAR:

4.1.1.- Candidatos: Generales: nombre completo, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, estado civil, profesión, identificación oficial con fotografía, imagen o fotografía, firma, domicilio, teléfono fijo o móvil, correo electrónico, Cédula de Ciudadanía (CC), Número de Identificación Tributaria (NIT), entidad de seguridad social a la que se encuentra afiliado, estado socio-económico. Académicos: nivel de estudios, escuela, periodo de estudios, títulos obtenidos, cursos de actualización y/o capacitación. Datos patrimoniales o financieros: estado socio-económico. Experiencia laboral: nombre de la empresa en la que prestó sus servicios, tiempo de prestación de servicios, dirección, teléfono, puesto desempeñado y nombre de jefe inmediato. Referencias personales (respecto de las cuales el TITULAR cuenta con la autorización para compartirlos con ETERNIT): nombre completo, domicilio teléfono fijo o móvil, profesión. Referencias laborales (respecto de las cuales el TITULAR cuenta con la autorización para compartirlos con ETERNIT): nombre completo, domicilio, teléfono fijo o móvil, profesión. Documentación en copia: identificación oficial con fotografía, curriculum vitae, Cédula de Ciudadanía (CC), comprobante de estudios, cédula profesional.

ETERNIT manifiesta que no dará Tratamiento a Datos Sensibles del TITULAR-Candidato de ningún tipo.

4.1.2.- Empleados: Generales: nombre completo, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, estado civil, profesión, identificación oficial con fotografía, imagen o fotografía, huella digital, firma y/o reloj biométrico, domicilio, teléfono fijo o móvil, correo electrónico, Cédula de Ciudadanía (CC), Número de Identificación Tributaria (NIT), número de seguridad social, entidad de seguridad social a la que se encuentra afiliado. Académicos: nivel de estudios, escuela, periodo de estudios, títulos obtenidos, cursos de actualización y/o capacitación. Datos personales familiares: nombre, edad, escolaridad, teléfono, profesión de padres, hermanos, hijos y cónyuges. Datos patrimoniales o financieros: datos de cuenta bancaria (número de cuenta, banco) y estado socio-económico. Experiencia laboral: nombre de la empresa en la que prestó sus servicios, tiempo de prestación de servicios, dirección, teléfono, puesto desempeñado y nombre de jefe inmediato. Referencias personales (respecto de las cuales el TITULAR cuenta con la autorización para compartirlos con ETERNIT): nombre completo, domicilio teléfono fijo o móvil, profesión. Referencias laborales (respecto de las cuales el TITULAR cuenta con la autorización para compartirlos con ETERNIT): nombre completo, domicilio, teléfono fijo o móvil, profesión. Documentación en copia: identificación oficial con fotografía, acta de nacimiento, curriculum vitae, Cédula de Ciudadanía (CC), Comprobante de inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), seguro social, comprobante de estudios, cédula profesional.

ETERNIT manifiesta que dará Tratamiento a Datos Sensibles del TITULAR-Empleado tales como sus datos relativos a la salud y sus datos biométricos, como es su huella digital y/o reloj biométrico, con la finalidad de determinar si se encuentra en condiciones físicas de desempeñar el puesto por el cual está siendo contratado así como para llevar un control de ingreso y egreso de las instalaciones de ETERNIT. Asimismo, ETERNIT le informa al TITULAR-Empleado que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. En caso de que el TITULAR-Empleado autorice dicho Tratamiento, conforme al artículo 6 de la Ley y el artículo 6 del Decreto, el TITULAR-Empleado otorga su autorización explícita y su consentimiento expreso para que ETERNIT realice dicho Tratamiento de sus Datos Sensibles.

4.1.3.- Clientes y/o Prospectos de Clientes: Nombre completo, edad, sexo, nacionalidad, estado civil, profesión, firma, domicilio, teléfono fijo o móvil, correo electrónico, Cédula de Ciudadanía (CC), Número de Identificación Tributaria (NIT), datos de tarjeta de crédito, datos bancarios (número de cuenta, banco), nombre del representante legal de la empresa, acta constitutiva de la empresa, poder legal del representante, inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), datos y domicilio de facturación. Documentación en copia: acta constitutiva de la empresa, poder legal del representante, Cédula de Ciudadanía (CC), cédula de Identificación Tributaria (NIT), comprobante de inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), carátula bancaria.

 

4.1.4.- Proveedores, Prospectos de Proveedores y/o Prestadores de Servicios: Nombre completo, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, profesión, firma, domicilio, teléfono fijo o móvil, correo electrónico, Cédula de Ciudadanía (CC), Número de Identificación Tributaria (NIT), inscripción en el Registro Único Tributario (RUT),  datos bancarios (nombre del banco, cuenta y SWIFT, ABBA –en caso de transferencias internacionales), datos fiscales, estado de cuenta, nombre del representante legal de la empresa, acta constitutiva de la empresa, poder legal del representante inscrito, datos de contacto y puesto en la empresa, datos y domicilio de facturación, situación financiera, referencias comerciales y referencias bancarias. Documentación en copia: identificación oficial con fotografía, cédula de identificación fiscal, Cédula de Ciudadanía (CC), cédula de Identificación Tributaria (NIT), comprobante de inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), carátula bancaria, acta constitutiva de la empresa, constancia de ingresos (Honorarios, Certificados de Ingresos y Retenciones o el documento equivalente que corresponda), Certificado de Cámara de Comercio.

4.1.5.- Distribuidores: Nombre completo, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, estado civil, profesión, firma, domicilio, teléfono fijo o móvil, correo electrónico, Cédula de Ciudadanía (CC), Número de Identificación Tributaria (NIT), datos bancarios (nombre del banco, cuenta y SWIFT, ABBA –en caso de transferencias internacionales). Documentación en copia: identificación oficial con fotografía, Cédula de Ciudadanía (CC), cédula de Identificación Tributaria (NIT), comprobante de inscripción en el Registro Único Tributario (RUT).

4.1.6.- Visitantes a las oficinas físicas de ETERNIT: Nombre completo, edad, profesión, identificación oficial con fotografía, imagen o fotografía, firma, huella digital, teléfono fijo y/o móvil, correo electrónico, Cédula de Ciudadanía (CC), datos biométricos.

4.1.7.- USUARIO DE LA PÁGINA DE INTERNET de ETERNIT: Nombre completo, teléfono fijo o móvil, correo electrónico, ciudad y país.

4.2.- El TITULAR en este acto, otorga su consentimiento expreso, previo e informado así como la autorización previa e informada en términos del artículo 9 de la Ley para que ETERNIT trate sus Datos Personales.

4.3.- El TITULAR en este acto, bajo protesta de decir verdad, acepta que los datos que ha proporcionado a ETERNIT, son veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Además, se compromete a sacar en paz y a salvo a ETERNIT de cualquier demanda o reclamación, derivada de los errores en los datos que le haya entregado.

 

4.4.- Asimismo, ETERNIT manifiesta que los Datos Personales solicitados a los TITULARES, son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente y que los mismos serán suprimidos cuando hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para las cuales han sido recopilados. Sin embargo, se conservarán durante el tiempo exigible según la normativa colombiana.

4.5.- ETERNIT manifiesta que podrá dar Tratamiento a los Datos Públicos del TITULAR que se encuentren en fuentes de acceso público sin necesidad de requerirle su autorización conforme a lo dispuesto por el artículo 5 del Decreto.

4.6.- ETERNIT podrá usar información IP (Protocolo de Internet, por sus siglas en inglés Internet Protocol) para analizar cualquier tipo de amenazas a LA PÁGINA DE INTERNET de ETERNIT, así como para recabar información demográfica. Sin embargo, la información IP, en ningún caso será utilizada para identificar a los TITULARES, excepto cuando haya probabilidades de actividad fraudulenta.

5.- Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales

5.1.- ETERNIT acepta y reconoce que podrá Tratar los Datos Personales del TITULAR, directamente y/o a través de Encargados, de conformidad con el tipo de relación que tiene con el TITULAR, para las siguientes finalidades:

5.1.1.- El TITULAR–Candidato:

 

a) Ponerse en contacto con el TITULAR-Candidato, por cualquier medio, a efecto de dar seguimiento y evaluar la experiencia y estudios del TITULAR-Candidato, para conocer la viabilidad de ser seleccionado y las posibilidades de éxito del mismo en el puesto que pretende desempeñar.

b) Conocer la experiencia laboral del TITULAR-Candidato así como sus competencias para el puesto que se está intentando cubrir.

c) Realizar un expediente del TITULAR-Candidato que será resguardado en las oficinas del domicilio de ETERNIT, en formato físico y/o electrónico, por el plazo de 1-un año desde que el mismo es conformado.

 

d) Realizar investigación y estudios socio-económicos para verificar la información proporcionada por el TITULAR-Candidato.

 

e) Para realizar los trámites de selección y administración de personal en las instituciones gubernamentales que se requiera.

 

f) Para contactar a las personas que el TITULAR-Candidato haya indicado como referencias personales y/o laborales.

5.1.2.- El TITULAR–Empleado:

a) Realizar un expediente físico y/o digital del TITULAR- Empleado que será resguardado en el domicilio de ETERNIT durante todo el plazo de la vigencia de la relación laboral y por 20-veinte años posteriores a finalizada la misma.

b) Realizar los trámites necesarios para obtener la tarjeta de débito, para el depósito del salario y demás prestaciones generadas a favor del TITULAR- Empleado.

c) Llevar a cabo el control de asistencias y horarios de entrada y salida del TITULAR- Empleado al lugar de trabajo en ETERNIT.

d) Para asignar al TITULAR-Empleado las herramientas y recursos de trabajo necesarios para el desarrollo de las funciones encomendadas.

e) Realizar los trámites necesarios de alta, baja, modificaciones e incapacidades ante las instituciones gubernamentales que se requiera.

f) Realizar los pagos correspondientes a los beneficiarios de pensiones alimenticias, en caso de que sea requerido por autoridad judicial.

g) Tramitar el seguro de vida y tarjeta de vales de despensa.

h) En el caso de los datos personales de los hijos del TITULAR–Empleado menores de edad, sus datos personales serán tratados para el registro y actualización de las personas del núcleo familiar del TITULAR–Empleado; para el caso de fallecimiento del TITULAR–Empleado, para la reclamación de pensión, afiliaciones de seguridad social (beneficiarios), y caja de compensación familiar. Asimismo, sus datos personales serán tratados para invitarlos a participar de los eventos que ETERNIT realiza con los hijos del TITULAR–Empleado y para enviarles presentes a los mismos.

5.1.3.- EL TITULAR–Cliente y/o Prospecto de Cliente (conjuntamente “Cliente”):

a) Efectuar las gestiones pertinentes al desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual del TITULAR–Cliente con ETERNIT, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos que haya o no adquirido o, respecto de cualquier relación contractual subyacente que se tenga, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.

b) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios que comercializa ETERNIT, así como sus aliados comerciales.

c) Suministrar al TITULAR–Cliente información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, tele mercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual ETERNIT posea un vínculo contractual para el desarrollo de sus actividades comerciales.

d) Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los Datos Personales del TITULAR–Cliente dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, siempre y cuando el país destino contemple regulaciones alineadas con las colombianas para el Tratamiento de Datos Personales.

e) Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicio técnico, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con los productos y servicios actuales y futuros comercializados por ETERNIT, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de ETERNIT.

f) Para el envío y recepción al TITULAR–Cliente de mercancías o material publicitario de acuerdo a los requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de ETERNIT.

g) Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.

Los Datos Personales del TITULAR–Cliente serán conservados por ETERNIT durante el plazo de 5-cinco años, una vez finalizada la relación comercial que los vincula.

5.1.4.- El TITULAR-Proveedor, Prospecto de Proveedor y/o Prestador de Servicios (conjuntamente “Proveedor”):

a) Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales.

b) Para comunicación al TITULAR-Proveedor de las políticas y procedimientos de ETERNIT para la vinculación de proveedores.

c) Realizar análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los TITULARES-Proveedores.

d) Para el cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales.

e) Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios de TITULAR-Proveedor.

f) Control y pagos por los bienes y servicios recibidos del TITULAR-Proveedor.

g) Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los TITULARES-Proveedores.

h) Para realizar consultas, auditorías y revisiones derivadas de los acuerdos celebrados con los TITULARES-Proveedores y/o contratistas.

i) Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.

 

j) Realización de promocionales y campañas de mercadeo. Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el Tratamiento de Datos Personales se entiende incluido en las mismas.

Los Datos Personales del TITULAR–Proveedor serán conservados por ETERNIT durante el plazo de 5-cinco años, una vez finalizada la relación comercial que los vincula.

5.1.5.- El TITULAR-Distribuidor:

a) Contactarlo vía telefónica, por correo electrónico, por redes sociales o por cualquier otro medio, para atender y dar seguimiento a las solicitudes de servicios y/o productos.

b) Contactar al TITULAR-Distribuidor por cualquier medio, a fin de realizar aclaraciones y seguimiento sobre pagos o cualquier otra situación derivada de los productos y/o servicios proporcionados por ETERNIT, así como quejas o comentarios sobre los mismos.

c) Registrarlos y actualizar anualmente los datos en los softwares internos, plataformas y/o portales de ETERNIT para el acceso a los Datos Personales por las personas autorizadas para ello.

d) Llevar un expediente físico y/o electrónico del TITULAR-Distribuidor durante el tiempo que dure la relación comercial y por 5-cinco años posteriores a su terminación por cualquier causa.

e) Realizar los trámites necesarios para otorgar líneas de crédito, corroborar referencias comerciales y bancarias.

f) Generar un registro en las bases de datos de distribuidores de ETERNIT que será conservado por 5-cinco años desde que el mismo es generado.

g) Emisión de facturación electrónica y notas de crédito derivadas de los productos y/o servicios ofrecidos por ETERNIT. Dichas facturas, tanto en formato físico como electrónico y las notas de crédito, serán conservadas por ETERNIT durante el plazo de vigencia de las relaciones comerciales y por 5-cinco años posteriores a finalizadas las mismas.

5.1.6.- El TITULAR–Visitante a las oficinas físicas de ETERNIT:

a) Almacenar en diferentes bases de datos la imagen así como la información de los visitantes al domicilio de ETERNIT, con la finalidad de mantener el control de las entradas y salidas de quienes visitan sus instalaciones, lo que forma parte de las medidas de seguridad adoptadas al interior de la misma. Las imágenes obtenidas a través de los servicios de videovigilancia serán conservadas por un plazo de 30-treinta días desde que las mismas fueron obtenidas. Los demás Datos Personales recolectados serán conservados por el plazo de 30-treinta días desde que los mismos son obtenidos.

5.1.7.- El TITULAR–Usuario de LA PÁGINA DE INTERNET de ETERNIT:

 

a) Contactar al TITULAR-Usuario de LA PÁGINA DE INTERNET de ETERNIT, vía correo electrónico, vía telefónica, por Skype, por redes sociales o por cualquier otro medio, para atender y dar seguimiento a sus comentarios o solicitudes de servicios y/o productos.

 

b) Para enviar información y promociones, previa solicitud que haya realizado el TITULAR-Usuario de LA PÁGINA DE INTERNET de ETERNIT a través del formulario disponible en LA PÁGINA DE INTERNET de ETERNIT, bajo la pestaña “Contáctenos”.

 

c) Para cumplir con las finalidades expresadas en los supuestos de los demás TITULARES mencionados previamente que visiten la PÁGINA DE INTERNET de ETERNIT, sin que se cree ni conserve una base de datos de TITULARES-Usuarios de LA PÁGINA DE INTERNET de ETERNIT.

5.2.- ETERNIT podrá Tratar los Datos Personales del TITULAR para las siguientes finalidades adicionales:

a) Para el caso del TITULAR-Cliente, evaluar la calidad de los servicios y/o productos ofrecidos, así como la calidad de atención a sus comentarios o solicitudes.

b) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.

c) Para proporcionarle comunicaciones adicionales, información y promociones, lanzamiento de nuevos productos, cambios de imagen, boletines informativos y de noticias.

d) Informar vía correo electrónico sobre cambios o nuevos productos o servicios que estén relacionados con los solicitados por el TITULAR.

e) Generar informes internos sobre la utilización de LA PÁGINA DE INTERNET de ETERNIT.

f) Envíos masivos de mail marketing.

g) Para contactar al TITULAR-Usuario a fin de informarle de actualizaciones LA PÁGINA DE INTERNET de ETERNIT, mensajes informativos y relativos a servicios, incluyendo actualizaciones de seguridad importantes.

h) Para mencionar al TITULAR-Cliente con ese carácter en el perfil corporativo y en  LA PÁGINA DE INTERNET de ETERNIT.

i) Para informarles y/o invitarlos a participar de cursos, capacitaciones y/o eventos organizados por ETERNIT.

j) Enviar correos electrónicos de salutaciones de fin de año al TITULAR.

 

6.- Uso de “Cookies” y “web beacons”

 

6.1.- Es posible que LA PÁGINA DE INTERNET de ETERNIT haga uso de "cookies" en conexión con ciertas características o funciones. Las cookies son tipos específicos de información que un sitio web transmite al disco duro de la computadora del TITULAR con el fin de mantener los registros. Las cookies pueden servir para facilitar el uso de un sitio web, al guardar contraseñas y preferencias mientras el TITULAR navega en Internet. LA PÁGINA DE INTERNET de ETERNIT no usa cookies para obtener datos de identificación personal de la computadora del TITULAR que no se hayan enviado originalmente como parte de la cookie.

6.2.- Por su parte, las “web beacons” son imágenes insertadas en una página de Internet o correo electrónico, que puede ser utilizado para monitorear el comportamiento de un visitante, como almacenar información sobre la dirección IP del usuario, duración del tiempo de interacción en dicha página y el tipo de navegador utilizado, entre otros.

6.3.- Aunque la mayoría de los navegadores aceptan cookies y web beacons automáticamente, el TITULAR puede configurar su navegador para que no los acepte.

6.4.- Para desactivar las cookies, debe seguir las siguientes instrucciones:

6.4.1.- En una PC: abrir el explorador de Internet, entrar al menú de “Herramientas”, entrar a “Opciones de Internet”, escoger la pestaña de “Privacidad”, mover el cursor de la Configuración hacia “Bloquear todas las Cookies”.

6.4.2.- En un Mac: abrir la aplicación de Internet, ir a “Preferencias”, escoger la opción de “Seguridad”, escoger “Nunca” en la opción de “Aceptar Cookies”.

 

7.- Limitaciones para el acceso y divulgación de los Datos Personales

7.1.- ETERNIT, se compromete a realizar su mejor esfuerzo para proteger la seguridad de los Datos Personales que el TITULAR le está entregando, mediante la celebración de actos jurídicos, el uso de tecnologías que controlen el acceso, uso o divulgación sin autorización de la información personal así como la encriptación de los Datos Personales a los que les den Tratamiento; para tal efecto, se almacena la información personal en bases de datos con acceso limitado que se encuentran en instalaciones controladas con mecanismos de seguridad; ETERNIT se compromete a que la información proporcionada por el TITULAR, sea considerada con carácter confidencial, y utilizada bajo plena privacidad y seguridad, garantizando el deber de guardarlos adoptando todas las medidas de seguridad necesarias.

En este tenor, ETERNIT tiene implementadas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

7.2.- Asimismo, los Datos Personales facilitados por los TITULARES se almacenan en las bases de ETERNIT y las mismas se encuentran inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.3.- Asimismo, ETERNIT se obliga a contratar servicios de cómputo en la nube que realicen el Tratamiento de los Datos Personales de los TITULARES, siempre que los mismos respeten las previsiones de las Políticas de utilización de servicios en la nube de ETERNIT.

7.4.- Igualmente, ETERNIT se obliga a contratar Encargados del Tratamiento de Datos Personales que cumplan con los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley y la demás normativa vinculada aplicable.

8.- Designado para tramitar las solicitudes de los TITULARES

8.1.- En caso de que el TITULAR necesite Acceder, Actualizar, Rectificar, Cancelar o Suprimir sus Datos Personales así como Revocar la autorización otorgada, lo deberá hacer a través del Oficial de Seguridad de la Información de ETERNIT cuyos datos se describen a continuación:

Designado: Luis Antonio García Lima.

Correo electrónico: oficialdedatospersonales@elementia.com

 

9.- Derechos de los TITULARES

 

9.1.- Los TITULARES de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de ETERNIT tienen los siguientes Derechos, que podrán ejercer utilizando el formato que ETERNIT pone a su disposición:

 

9.1.1.- Conocer, Actualizar y Rectificar sus Datos Personales. A estos Derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

9.1.2.- Solicitar prueba de la Autorización otorgada a ETERNIT, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley.

9.1.3.- Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por ETERNIT o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud.

9.1.4.-  Mediante reclamo presentado conforme al artículo 15 de la Ley, el TITULAR puede solicitar la Revocatoria de la Autorización y/o solicitar la Supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el TITULAR no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de ETERNIT y de acuerdo con el procedimiento señalado en el presente Aviso de Privacidad.

9.1.5.-  Acceder en forma gratuita, al menos, una vez al mes a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de ETERNIT.

10.- Procedimiento de consultas y reclamos

10.1.- ETERNIT garantiza al TITULAR el Derecho de Consulta, suministrando a los TITULARES que actúen en ejercicio de este Derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del TITULAR.

10.2.- El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los Derechos por parte de los TITULARES es el Oficial de Seguridad de la Información, cuyos datos de contacto se comparten en el numeral 8 del presente Aviso. El Oficial de Seguridad de la Información recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia de ETERNIT encargada del Tratamiento. Las dependencias que reciban estas comunicaciones, cumplirán con la función de protección de Datos Personales, y tramitarán las solicitudes de los TITULARES, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los Derechos de Acceso, Consulta, Rectificación, Actualización, Supresión y Revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de Datos Personales.

10.3.- Las solicitudes de Consulta serán atendidas por ETERNIT en un término máximo de diez 10-días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la Consulta dentro de dicho término, ETERNIT informará al TITULAR antes del vencimiento de los 10-diez días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su Consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco 5-días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

10.4.- Así mismo ETERNIT garantiza al TITULAR el Derecho de reclamo para la corrección, actualización o Supresión de la información en las Bases de Datos, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, el Decreto y demás normas aplicable.

10.5.- El Reclamo presentado por el TITULAR será tramitado bajo las siguientes reglas:

10.5.1.- Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la identificación del TITULAR, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al TITULAR reclamante dentro de los 5-cinco días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos 2-dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el TITULAR presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del Reclamo.

10.5.2.-. Si por alguna circunstancia ETERNIT, recibe un Reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos 2-días hábiles e informará de la situación al Reclamante.

10.5.3.- Recibida la Reclamación de forma completa, ETERNIT incluirá en la Base de Datos que mantiene una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a 2-dos días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el Reclamo sea decidido.

10.5.4.- El término máximo para atender el reclamo será de 15-quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término ETERNIT informará al TITULAR antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su Reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8-ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.- Reglas especiales para el ejercicio de los derechos de los TITULARES

11.1.- La solicitud de Rectificación, Actualización o Supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por ETERNIT y siguiendo el procedimiento señalado en el presente Aviso de Privacidad, y contener, como mínimo, la siguiente información:

11.1.1.-  El nombre, domicilio del TITULAR y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.

11.1.2.-  Los documentos que acrediten la identidad de su representante, en su caso.

11.1.3.- La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el TITULAR busca ejercer alguno de los Derechos mencionados.

11.1.4.- En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales.

11.2.- En relación al Derecho de Rectificación con el que cuenta el TITULAR, ETERNIT le informa que Rectificará y Actualizará, a solicitud del TITULAR, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Asimismo, ETERNIT podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este Derecho al TITULAR.

11.3.- Respecto del Derecho de Supresión de Datos Personales, el TITULAR tiene el Derecho, en todo momento, de solicitar a ETERNIT, la Supresión (eliminación) de sus Datos Personales cuando:

11.3.1.- Considere que los mismos no están siendo Tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley y/o su Decreto.

11.3.2.-  Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

11.3.3.-  Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de las finalidades para los que fueron recolectados.

11.4.- Esta Supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal del TITULAR de acuerdo con lo solicitado por el mismo, en los registros, archivos, Bases de Datos o Tratamientos realizados por ETERNIT. Asimismo, ETERNIT le informa al  TITULAR que el Derecho de Cancelación no es absoluto y que ETERNIT podrá negarle su ejercicio cuando:

11.4.1.- El TITULAR tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos de ETERNIT.

11.4.2.- La Eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

11.4.3.- Los Datos Personales del TITULAR sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del TITULAR, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el TITULAR.

11.5.- En caso de resultar procedente la Cancelación de los Datos Personales del TITULAR, ETERNIT realizará la Supresión de tal manera que la Eliminación no permita la recuperación de los Datos Personales del TITULAR.

11.6.- Adicionalmente ETERNIT le informa al TITULAR que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de ETERNIT por lo que su Supresión se referirá al Tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del TITULAR.

12.- Transferencia de Datos Personales

12.1.- ETERNIT se obliga a no Transferir o compartir los Datos Personales de los TITULARES a que se refieren el presente Aviso, a favor de terceros, salvo en los casos que resulte necesario para cumplir con las finalidades del presente Aviso, o bien, sean necesarios en cumplimiento de un requerimiento de autoridad.

12.2.- Asimismo, en cumplimiento de sus obligaciones legales, y con efectos informativos al TITULAR, le indica que ETERNIT podrá realizar las siguientes Transferencias:

12.2.1.- A autoridades y terceros autorizados por la Ley para cumplir con las obligaciones y/o requerimientos que se generen según normas colombianas.

12.2.2.- Cuando así le sea requerido a ETERNIT en virtud de la Ley, acciones legales, juicios o según lo soliciten las autoridades gubernamentales o públicas.

12.2.3.- A instituciones bancarias, a efecto de realizar el cobro o el pago de los productos o servicios, o el pago de los salarios de empleados, que requiere u ofrece ETERNIT para sus clientes, proveedores y empleados.

12.2.4.- A su casa matriz, a sus empresas subsidiarias, filiales, asociadas, afiliadas o miembros del grupo económico al cual pertenece ETERNIT, dentro y fuera del territorio nacional. Dicha Transferencia de los Datos Personales de los TITULARES se realiza únicamente a terceros con quien ETERNIT tenga vínculo contractual, comercial y/o legal, siempre y cuando el país destino contemple regulaciones alineadas con las colombianas para el Tratamiento de Datos Personales.

12.3.- El TITULAR otorga su autorización expresa e inequívoca para las Transferencias mencionadas en el presente apartado y faculta a ETERNIT a realizar las Transferencias en los supuestos previstos en el presente Aviso de Privacidad, a los terceros mencionados en el presente apartado y de acuerdo a las finalidades establecidas.

12.4.- No obstante lo anterior y, en caso de que se presenten vulneraciones de seguridad ocurridas en cualquier fase del Tratamiento, que afecten de forma significativa los derechos patrimoniales o morales de los TITULARES, éstos serán informados por correo electrónico, de forma inmediata, a fin de que estos últimos puedan tomar las medidas correspondientes a la defensa de sus derechos, deslindando de cualquier responsabilidad a ETERNIT, si la vulneración no es imputable a él.

13.- Modificaciones al Aviso de Privacidad

13.1.- El Aviso de Privacidad y las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de ETERNIT pueden ser modificadas en el tiempo y forma que ETERNIT lo determine, atendiendo al estudio y las regulaciones que en materia de protección de Datos Personales surjan, por lo que se obliga a mantener actualizado el presente Aviso así como las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, para su consulta en LA PÁGINA DE INTERNET de ETERNIT así como a través de correos electrónicos enviados a los TITULARES a efecto de que los mismos se encuentre en posibilidades de ejercer los derechos que le corresponden. Asimismo, las actualizaciones realizadas al Aviso de Privacidad y en las Políticas de Tratamiento de Datos Personales se encontrarán disponibles en las oficinas físicas de ETERNIT.

13.2.- Las comunicaciones mencionadas en el numeral anterior se enviarán a los TITULARES como mínimo, 10-diez días antes de implementar las nuevas Políticas, el nuevo Aviso y/o actualización sustancial en los mismos.

14.- Autoridad garante

14.1.- Si el TITULAR considera que ETERNIT está realizando el Tratamiento de Datos Personales de los TITULARES de manera que se afecte el interés general y el derecho colectivo de todos los TITULARES podrá realizar una denuncia en materia de protección de Datos Personales ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Asimismo, frente a la falta de contestación ante una reclamación o su inconformidad con la respuesta, podrá presentar una queja en materia de Datos Personales ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Para mayor información, le sugerimos visitar su página oficial de Internet, cuya dirección electrónica es www.sic.gov.co.

15.- Ley aplicable y jurisdicción

15.1.- Las partes expresan que el presente Aviso de Privacidad se regirá por las disposiciones legales aplicables en la República de Colombia, en especial, por lo dispuesto en la Ley Estatutaria No. 1581, “Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto No. 1377, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley No. 1581”  y la demás normativa vinculada aplicable.

15.2.- Para el caso de que exista una disputa o controversia, derivada de la interpretación, ejecución o cumplimiento del Aviso de Privacidad o de cualquiera de los documentos que del mismo se deriven, o que guarden relación con éste, las partes amigablemente, buscarán llegar a un acuerdo dentro de un plazo de 30-treinta días naturales, contados a partir de la fecha en que surja cualquier diferencia y se notifique por escrito sobre dicho evento a la contraparte, deduciendo el proceso de mediación ante el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, llevándose al amparo del Decreto No. 1818 de 1998 y sus respectivas actualizaciones, “Por medio del cual se expide el Estatuto de los mecanismos alternativos de solución de conflictos” o en su caso, de la normativa que resulte vigente al momento en que se presente la controversia entre las partes.

15.3.- En caso de que las partes no lleguen a un acuerdo, convienen en este acto en someter todas las desavenencias que deriven del presente Aviso de Privacidad o de cualquiera de los documentos que del mismo se deriven, o que guarden relación con éste o con aquéllos, a ser resueltas de manera definitiva, sometiéndose a la competencia y leyes de las Autoridades Administrativas o Tribunales de la Ciudad de Bogotá, Colombia, renunciando expresamente a cualquier fuero distinto que por razones de sus domicilios presentes o futuros pudieren corresponderles.

Versión 2.0 [Fecha de actualización 17/Agosto/2017]

 

Otorgo mi autorización explícita, previa e informada para que ETERNIT trate mis Datos Personales conforme a lo establecido en el presente Aviso de Privacidad.

Otorgo mi consentimiento expreso para que ETERNIT realice el Tratamiento de los Datos Sensibles tales como mis datos relativos a la salud y/o mis datos biométricos conforme a lo dispuesto en el presente Aviso de Privacidad.

Otorgo mi autorización expresa e inequívoca para que ETERNIT transfiera mis Datos Personales a los terceros mencionados en el apartado 12 del presente Aviso de Privacidad y conforme a las finalidades allí indicadas.